Die Herausforderungen der digitalen Verwaltungsleistungen

Bürgerinnen und Bürger haben Grund zur Freude: Um Verwaltungsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen, entfällt schon bald der Gang zur nächsten zuständigen Behörde. Vorbei ist es mit dem Ticket ziehen und warten, bis man aufgerufen wird. Denn bis Ende 2022 sollen sämtliche Verwaltungsleistungen digital angeboten werden. Die Freude ist nicht auf allen Seiten groß: Die Verwaltungen, insbesondere die Kommunen, sehen sich vor erhebliche Herausforderungen gestellt und kämpfen mit Verunsicherung.

Puzzeln bis zum großen Ganzen

Ein Puzzle ist ein Legespiel, bei dem versucht wird, die einzelnen Puzzleteile wieder zu einem Ganzen zusammenzusetzen. Ähnlich verhält es sich mit einer umfassenden Digitalisierung und Vereinheitlichung der deutschen Verwaltung. Dies kann nur im erfolgreichen Zusammenspiel vom Bund, den 16 Bundesländern und den 11.000 Kommunen gelingen. Das Ausmaß des Koordinationsaufwandes ist groß.

Wer kennt es beim Puzzeln nicht: Teile scheinen zu passen, beim Legen und Ineinanderstecken merkt man dann plötzlich: „Hups, passt doch nicht an diese Stelle.“ So geht es hauptsächlich den einzelnen Kommunen.

Laut einer Umfrage von BearingPoint sehen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der deutschen Verwaltung Nachholbedarf bei der Umsetzung des OZG in ihrer Kommune.

Max Mustermann

Aber fangen wir das Puzzle von vorne an. Das 1000er Puzzle liegt ausgebreitet auf dem Fußboden, alle Teile sind mit der Bildseite nach oben gedreht. Jetzt stellt sich die Frage „Wo fange ich nur an?“ Zuerst die Ränder, dann weiter in die Mitte legen. Den Rand des OZG bildet das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI). Dieses koordiniert alle Interessengruppen und stellt sicher, dass die digitale Verwaltung der Zukunft an den Bedarf der Menschen angepasst wird.

Der erste Schritt ist getan, die Randteile sind zusammengefügt, der Rahmen steht. Für mehr Stabilität sorgen die nächsten Teile, die an den Rand gefügt werden. Dies ist der IT-Planungsrat, als zentrales Gremium für die föderale Zusammenarbeit in der Informationstechnik. Bei der Umsetzung des OZG betreut der IT-Planungsrat zwei Projekte:

Das Digitalisierungsprogramm Föderal und
Den Portalverbund

Ziel ist die Erarbeitung und Umsetzung einer optimalen föderalen IT-Strategie und -Architektur. Dazu wurde die Föderale IT-Kooperation (FITKO) etabliert.

Durch das Zusammenspiel vom BMI und IT-Planungsrat steht der Rahmen stabil. Also muss nur noch die Mitte zusammengefügt werden. Beim Puzzeln schaut man auf die Farbe, das Motiv und die Form jedes einzelnen Teils. Bei der Umsetzung des OZG müssen deutlich mehr Faktoren beachtet werden.

Anforderungen, die zu Herausforderungen werden

An dieser Stelle behandeln wir nur einige von vielen Anforderungen, die das Gesetz mit sich bringt und bei denen die Kommunen die größten Herausforderungen in der Umsetzung sehen.

Auf einen Blick:

Rechtlicher Rahmen des OZG
Digitalisierte Prozesse von 575 Fachverfahren
Nutzung sicherer elektronischer Identitäten
Einhaltung der IT-Sicherheit
Implementierung der Informationssicherheit im Sinne eines Informationssicherheits-Management-Systems (ISMS)
Automatisierter Datenaustausch zwischen Systemen
Einhaltung bestehender und zu erwartender Gesetze, z.B. die DSGVO
Verfügbarkeit von IT-Lösungen und IT-Infrastruktur
Anpassung der bestehenden Prozesse und Organisationen
Budget
Mitarbeitermotivation

Daten einer BearingPoint Umfrage vom August 2019

Bei einer Umfrage von BearingPoint im August 2019 von kommunalen Vertretern und Vertreterinnen aus einer Vielzahl an Behörden aus neun Bundesländern stellte sich heraus, dass sie Nachholbedarf bei der Umsetzung des Gesetzes in ihrer Kommune sehen. 23 Prozent der Befragten gaben an, dass sich in der eigenen Kommune nur geringfügig um die Umsetzung des OZG gekümmert wird.

Als größte Herausforderung sehen die Verwaltungsmitarbeiter die Anpassung der bestehenden Prozesse und Organisationen (81 Prozent) sowie das Budget (45 Prozent). Auch die Mitarbeitermotivation und die Verfügbarkeit von IT-Lösungen und IT-Infrastruktur (beides jeweils 42 Prozent) stellen eine erhebliche Herausforderung dar. Dieser Punkt ist äußerst kritisch zu bewerten, da die Einhaltung der IT-Sicherheit im OZG für alle Stellen verbindlich festgeschrieben ist. Hier empfiehlt sich für Verwaltungen der BSI-Grundschutz als Arbeitsgrundlage. Hinzu kommt, dass sich nur 16 Prozent der Befragten mit ihrem aktuellen IT-Dienstleister gut auf die Umsetzung des Gesetzes vorbereitet fühlen. Gewünscht sind vor allem zentrale Unterstützungsangebote, wie die sogenannten Software as a Service Angebote vom Bund oder der FITKO.

Ebenso fühlen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Verwaltungen nicht ausreichend vorbereitet, denn ganze 77 Prozent der Umfragen-Teilnehmer gaben an, dass das Personalmanagement kein Arbeitsschwerpunkt ihrer Kommune bei der Umsetzung des OZG sei. Circa die Hälfte der Befragten weiß nicht, was durch das OZG auf die Kommune zukommt – es herrscht also Unwissenheit. So gaben 55 Prozent der Befragten an, dass sie ihre Kommune nicht ausreichend in die Landes- und Bundesaktivitäten einbezogen fühlen. Der Wunsch nach verbindlichen Absprachen, verlässlichen Zusagen, definierten Zuständigkeiten und Standardisierungen wächst.

Es wird deutlich: Es müssen noch viele Teile ihren Platz finden, bis das Puzzle zu einem Ganzen zusammengelegt ist.

Max Mustermann

Sollten Sie Unterstützung bei den Teilen IT-Sicherheit und IT-Infrastruktur benötigen, kommen Sie gern auf uns zu. Wir puzzeln so lange mit Ihnen zusammen, bis jedes Teil perfekt ineinandergreift und wir auf eine gut funktionierende, digitale Verwaltung blicken können.

Das Onlinezugangsgesetz - Herausforderungen